Microsoft To Do Nedir? Ne işe yarar? Nasıl kullanılır?

Microsoft To Do Nedir? Ne işe yarar? Nasıl kullanılır?

Microsoft To Do; bulut tabanlı bir görev yönetimi uygulamasıdır. Kullanıcıların görevlerini bir akıllı telefon, tablet ve bilgisayardan yönetmelerini sağlar.

Microsoft To Do, kolay bir kullanıma ve sade bir arayüze sahiptir. Kısaca tanımı; yapılacaklar listesidir. İş hayatı ve günlük hayatta; not almak, günlük yapılması gereken işlerin planlamasını sağlamak gibi bir çok alanda kolaylıkla kullanılabilir. Arayüzü üzerinde; kişiselleştirmeler yapılabilir ve yapılacak işleri belirli listelerde tutabilirsiniz. Bu işlere anımsatıcı koyabilir, notlar yazabilir, işlerin bitiminde ise tamamlandı olarak işaretleyebilirsiniz. Sunduğu bu gibi birçok özelliği sayesinde kullanıcılara yapılacak işlerini ve planlamalarını kolaylıkla takip edebilmelerini sağlayacak. Ayrıca bu noktada ise işlerinde ki verimliliklerini de arttıracaktır.

“Microsoft To Do” uygulaması bir “Microsoft hesabı veya iş ya da okul hesabı” ile kullanılabilir.

“Microsoft To Do” uygulamasını “Microsoft Store, Google Play Store ve App Store” üzerinden indirebilirsiniz. Dilerseniz web tarayıcınız ile de kullanabilirsiniz.

“Microsoft To Do” uygulamasını yükledikten ve açtıktan sonra karşınıza oturum açma ekranı gelecektir.

“Oturum açın” butonuna bastıktan sonra oturumu açacağınız hesap türünü seçme ekranına geleceksiniz. Bu ekranda; önce de belirttiğim gibi; “Microsoft To Do” uygulaması bir “Microsoft hesabı veya iş ya da okul hesabı” ile kullanılabilir. Bu nedenle oturum açacağınız hesabı doğru seçtiğinizden emin olduktan sonra “Devam” butonuna basabilirsiniz.

Hesap türünüzü seçtikten sonra hesabınız ve şifreniz ile giriş yapın.

Oturumunuzu açtıktan sonra uygulama üzerinde hali hazırda gelen listeler göreceksiniz. Bu listelerin içeriği; “Günüm, Önemli, Planlan, Bana Atanmış ve Görevler” gibidir ve “Akıllı listeler” olarak tanımlanır.

Uygulamanın genel olarak kullanımı şu şekildedir; Sol tarafta listeler bulunur. “+ Yeni Liste” seçeneği ile yeni bir liste oluşturabilirsiniz. Bu listelerin içerisinde “+ Görev ekle” seçeneği ile görevler oluşturabilirsiniz.

Listeniz üzerinde kişiselleştirmeler yapmak için; listenizi açtıktan sonra liste adının sağ tarafında üç nokta olarak gözüken seçenekler ikonuna tıklamanız ve içerisindeki ayarları isteğiniz doğrultusunda ayarlayabilirsiniz.

Oluşturduğunuz görevlerin üzerine tıkladığınızda; görev içerisinde anımsatıcı uygulayabilir, göreve son tarih ekleyebilir, belirli aralıklarla yineleyebilir, içerisinde maksimum boyutu “25mb” olan dosya barındırabilir, göreve not yazabilir ve yıldız işaretine tıklayarak önemli olduğunuz belirtebilirsiniz.

Akıllı Listelerin kullanımı;

• “Günüm” listesine herhangi bir görev eklemeniz durumunda göreviniz “Görevler” listesinde açılır ve “Günüm görünümüne ekle” seçeneği otomatik olarak seçilmiş olur görev tamamlandığında veya sonraki günde “Görevler” listesinde gözükmeye devam eder ve “Günüm” listesinde artık gözükmez.
• “Önemli” listesine herhangi bir görev eklemeniz durumunda göreviniz “Görevler” listesinde açılır ve görevin üzerinde bulunan “Yıldız” işareti otomatik olarak seçilmiş olur görev tamamlandığında görevler listesinde gözükmeye devam eder ve “Önemli” listesinde artık gözükmez.
• “Planlanan” listesine herhangi bir görev eklemeniz durumunda son tarih olarak görevi oluşturduğunuz tarihi varsayılan olarak ekler. Görevi oluşturduktan sonra son tarih üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Ayrıca herhangi bir listede bir göreve son tarih belirlemeniz durumunda liste otomatik olarak “Planlanan” listesine eklenir ve oradan da görebilmenizi sağlar.
• “Bana Atanmış” listesinde başkası tarafından size atanmış görevleri görebilirsiniz.
• “Görevler” listesi üzerinde görev açabilirsiniz. Ayrıca “Akıllı listeler” üzerinde açılan görevleri kendi içerisinde barındırır. Harici bir listede açılan görevler bu listede gözükmez.

“Akıllı Listeler” haricinde siz de isteğiniz doğrultusunda değişken listeler oluşturabilir, bu listeler üzerinde kişiselleştirmeler uygulayabilir ve görevlerinizi kişisel oluşturduğunuz listeler üzerinde açarak birbirinden bağımsız bir şekilde yönetebilirsiniz.

Liste veya görevlerinizi silmek isterseniz liste veya görev üzerinde sağ tıklayarak sil seçeneği ile silebilirsiniz. Ayrıca kişisel listelerinizi dilerseniz paylaşıma açabilirsiniz bunun için yapabilecekleriniz şu şekilde; Listeniz üzerine sağ tıkladığınızda veya listenizi açtığınızda liste adının sağ tarafında “Listeyi Paylaş” işareti göreceksiniz.

İşarete tıklamanız durumunda karşınıza çıkacak “Liste paylaşma” penceresi üzerinde dilerseniz “Davet bağlantısı oluştur” seçeneğini kullanabilir ve oluşturduğunuz bağlantıyı kopyalayarak veya ilet seçeneği ile Microsoft hesabınızdaki kişileriniz veya ilet penceresinin altındaki listelenen uygulamalar üzerinden direk olarak iletebilir ve listeyi paylaşabilirsiniz.

“Liste paylaşma” penceresi üzerinde “Diğer seçenekler” butonuna tıklamanız durumunda açılan pencerede karşınıza “Mevcut üyelere erişimi sınırla” anahtarı çıkacak, bu anahtarı açmanız durumunda oluşturduğunuz davet bağlantısı pasif duruma düşecek ve yeni kişilerin listeye eklenmesini engelleyecektir.

Ayrıca “Diğer seçenekler” penceresi üzerinde “Paylaşımı Durdur” seçeneğini de göreceksiniz bu butona tıklamanız durumunda listenizin paylaşımı durdurulacak ve liste paylaşılan kişilerden otomatik olarak silinecek ve “Davet Bağlantısı” kullanılmaz hale gelecektir, dilerseniz listenizi yeniden paylaşıma açabilir ve yeni bir “Davet Bağlantısı” oluşturabilirsiniz.

Profiliniz üzerine tıkladığınızda karşınıza “Hesapları Yönet, Ayarlar” seçenekleri gelecek, “Hesapları Yönet” penceresini açtığınızda “Microsoft To-Do” uygulaması üzerinde oturum açtığınız hesaplarınızı göreceksiniz dilerseniz oturumunuzu kapatabilir, dilerseniz “Hesap ekle” diyerek farklı hesaplarınız ile birkaç oturum daha açabilirsiniz. Açmış olduğunuz oturumlar arasında geçiş yapmak için profil üzerine tıkladığınızda altta listelenen profillerden herhangi birini seçerek profil değişikliği yapabilirsiniz.

“Ayarlar” peceresini açtığınızda

• “Wunderlist’ten içeri aktar, Genel, Tema, Akıllı listeler, Bağlantılar, Yardım ve geri bildirim, Hakkında” seçeneklerini göreceksiniz. Eğer “Wunderlist” üzerinde liste ve görevlerinizi “Microsoft To Do” içerisine aktarmak isterseniz “İçeri Aktar” butonuna bastıktan sonra “Wunderlist” hesabınıza giriş yaparak aktarma işlemini başlatabilirsiniz.
• “Genel” bölümünde “Silmeden önce onayla ve Tamamlanma sesini etkinleştir” seçenekleri mevcut bu ayarları isteğinize göre ayarlayabilirsiniz.
• “Tema” bölümünde açık ve koyu temanın haricinde Windows üzerinde ayarlamış olduğunuz tema ile de eşitleyerek kullanabilirsiniz.
• “Akıllı listeler” bölümünde kullanmak istemediğiniz akıllı listeleri devre dışı bırakabilir veya içerisi boş olduğunda listelerin arasında gözükmemesi için “Boş akıllı listeleri otomatik gizle” seçeneğini aktifleştirebilirsiniz.
• “Bağlantılar” bölümünde “Bayrak Eklenmiş E-postalar” seçeneğini aktif ettiğinizde bayrak eklemiş olduğunuz iletilerden oluşturulan görevleri içerisinde gösterecektir.
• “Yardım ve geri bildirim” bölümünde uygulama için destek alabileceğiniz, öneride bulunabileceğiniz, uygulamayı değerlendirebileceğiniz, oturum kimliğini kopyalayabileceğiniz seçenekler mevcut.
• “Hakkında” bölümünde gizlilik bildirimini görebileceğiniz, içeriğinizi dışarıya aktarabileceğiniz, lisans koşullarını görebileceğiniz, üçüncü taraf bildirimlerini görebileceğiniz ve “Hizmeti geliştirmek için kullanım verilerini Microsoft’a gönder” seçenekleri mevcut. Uygulamanın genel kullanımı ve içeriği bu şekildedir.

Ek not: “Microsoft To Do” üzerinde “Microsoft hesabı” ve “İş ya da okul hesabı” birbirleri ile liste paylaşamaz, aynı liste içerisine dahil olamazlar.

Örneğin; Kuruluş hesabında açılan bir listeyi kişisel bir Microsoft hesabına paylaşamazsınız. Kişisel hesap üzerinde davet bağlantısına tıklandığında “Liste kullanılamıyor ne yazık ki bu listeye katılamazsınız. Listeler, yalnızca bir kuruluş içinde veya kişisel Microsoft hesapları arasında paylaşılabilir.” Uyarısını alacaksınız.